Google Docs

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Por ISMAEL NAFRÍA

El buscador Google ofrece Google Docs, una aplicación online gratuita que permite crear y editar documentos de texto (tipo Word), hojas de cálculo (tipo Excel) y presentaciones (tipo PowerPoint) desde cualquier equipo conectado a la red. Google Docs se ha convertido en poco tiempo en la aplicación líder de este sector.

Google Docs nos permite trabajar tanto con documentos nuevos como con archivos ya existentes. Los documentos creados, que quedan almacenados en Internet para seguir trabajando con ellos o consultarlos cuando queramos, pueden también descargarse a cualquier equipo en distintos formatos (Word y PDF entre otros).

Además, podemos permitir que otros usuarios lean o participen en la redacción del documento, lo que facilita el trabajo en colaboración sin necesidad de enviar archivos por correo electrónico y sabiendo que contamos siempre con la última versión actualizada de cada documento.

Para utilizar Google Docs tenemos que ser usuarios de Google. Si no lo somos, nos podemos registrar de manera gratuita.

Los documentos que vamos creando en Google Docs los podemos organizar en distintas carpetas. También tenemos un buscador para localizar rápidamente cualquier documento que contenga la información que estemos buscando.

Una vez abierto el documento, podemos ir trabajando con él de un modo muy similar a como lo haríamos con los programas Word, Excel o PowerPoint. Si necesitamos que otras personas trabajen sobre ese mismo documento, sólo tenemos que compartirlo con ellas. Para ello, indicaremos su dirección de correo electrónico para invitarlas a participar, lo que podrán hacer como colaboradores (con permiso para editar los documentos) o simplemente como lectores.

Si nos interesa, también podemos publicar en Internet el documento que hemos creado. Google Docs nos ofrece la opción de publicarlo en su propio servicio (nos facilitará una dirección para que la podamos compartir con otros usuarios) o en nuestro blog.

También podemos trabajar con documentos ya creados y que tenemos en nuestro equipo. En este caso, Google Docs permite subir archivos de texto de un máximo de 500 KB (creados con Word o StarOffice), presentaciones PowerPoint de un máximo de 10 MB y hojas de cálculo (archivos de Microsoft Excel o en formato .csv y .ods) de un máximo de 1 MB.

Otra opción que ofrece Google Docs para crear un nuevo documento es enviar un mensaje de correo electrónico a una dirección personal facilitada por la aplicación.

Google Docs guarda automáticamente cada pocos segundos los documentos creados por los usuarios. De esta manera no hay que preocuparse por perder la información si se cuelga el equipo, se va la luz o se pierde la conexión a Internet.

Idiomas: entre otros, el servicio está disponible en español e inglés.


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